Приказы (прием, перевод, увольнение)

Кадровые документы

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации предприятия или его структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.п. Приказ обязателен для всех работников данного предприятия и не может содержать положений, противоречащих закону.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение оформляются приказами по личному составу. ПостановлениемГоскомстата России N 1 утверждены унифицированные формы приказов о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора.

Приказы подписывает руководитель предприятия, работник должен быть ознакомлен с приказами под роспись.

Обычно приказы о приеме на работу, переводе, увольнении издаются в одном экземпляре.

Если на предприятии внутренними распорядительными документами предусмотрено, что бухгалтерия принимает только подлинники приказов, то приказ о приеме на работу (переводе, увольнении) издается в нескольких экземплярах: первый экземпляр (оригинал) подшивается в

приказы по личному составу, второй экземпляр – в личное дело, третий передается в бухгалтерию, четвертый – работнику. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ). С учетом норм гл. 14 ТК РФ рекомендуется вести учет копий (когда и в какие подразделения направлены). Для этого на оригинале, который подшивается в приказы по личному составу, в левом нижнем углу или на обороте последнего листа делается отметка о количестве выданных копий.

Прием на работу. Приказ о приеме на работу является первичным учетным документом.

Данный приказ является распорядительным документом, фиксирующим факт приема на работу и являющимся основанием для начисления сотруднику заработной платы. Постановлением Госкомстата России N 1 утверждены унифицированные формы данного приказа N Т-1 и Т-1а.

Форма N Т-1 заполняется на одного работника, а форма N Т-1а – на группу работников.

Приказ составляется на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ). При оформлении приказа указываются:

- фамилия, имя, отчество принимаемого на работу (без сокращений);

- табельный номер;

- наименование структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием);

- должность (специальность, профессия);

- срок испытания, если работнику устанавливается испытательный срок;

- оклад (тарифная ставка);

- условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и т.д.).

Обязательно указывается дата выхода на работу. При заключении трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма N Т-1) или "Период работы" (форма N Т-1а) строка (графа) "по…" не заполняется или заполняется формулировкой "не определена (не определен)".

Проект данного приказа подлежит визированию руководителем кадровой службы и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудовых договоров с работниками, должностные обязанности (выполняемые работы) которых связаны с материальной ответственностью (коллективной, бригадной), визирование приказа бухгалтерией и начальником юридического отдела (юристом) обязательно.

В настоящее время заявление о приеме на работу не является обязательным документом при оформлении на работу. Если на предприятии практикуется прием заявлений от соискателей, то разрабатывается типовой бланк, который может заполняться самостоятельно или как приложение к анкете. Заявление пишется в произвольной форме, но содержит стандартный набор реквизитов:

- фамилия, имя, отчество руководителя предприятия, на имя которого подается заявление;

- фамилия, имя, отчество соискателя, адрес места жительства;

- вид документа – заявление;

- текст заявления, в котором указывается должность, наименование структурного подразделения и предприятия. Особые условия работы также оговариваются в тексте заявления (работа по совместительству, на определенный срок, на неполный рабочий день и т.д.);

- подпись, расшифровка подписи;

- дата.

С приказом, подписанным руководителем предприятия, работник должен быть ознакомлен под расписку в трехдневный срок со дня подписания договора, после чего запись о приеме работника на работу вносится в трудовую книжку (в течение пяти дней с того момента, как сотрудник приступил к работе).

Перевод на другую работу. Причины переводов могут быть различными, например, производственная необходимость, продвижение по службе, медицинские показания или семейные обстоятельства, смена места жительства работника или изменение места нахождения работодателя.

Согласно ст. 72.1 ТК РФ переводом на другую работу считается постоянное или временное изменение трудовой функции работника и(или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

В зависимости от срока перевода выделяют:

- постоянные переводы: перевод в пределах одного и того же предприятия (например, работник предприятия переводится из одного цеха в другой), перевод на работу в другую местность вместе с предприятием, на котором работник трудится (например, предприятие меняет свое место нахождения на другой город), перевод на работу в другую организацию либо к другому работодателю (например, работник одного предприятия переводится на работу в другое);

- временные переводы.

В зависимости от места различают:

- внутренние переводы (внутри предприятия и перевод в другую местность вместе с предприятием);

- перевод на другое предприятие (когда отношения работника с одним работодателем прекращаются, а с другим, путем заключения нового трудового договора, возникают).

В зависимости от инициативы бывают:

- переводы по инициативе работника;

- переводы по инициативе работодателя;

- неинициативные переводы, обязательные по закону.

В результате неправильного оформления произведенный перевод может быть признан недействительным, работодатель оштрафован, работник восстановлен на прежней должности, с работодателя будут взысканы судебные издержки, материальный и моральный ущерб, если таковой был причинен работнику.

Согласно ст. 72.1 ТК РФ не требует согласия работника перемещение работника на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

Наиболее сложными считаются перемещения в другое структурное подразделение в той же местности. Это связано прежде всего с тем, что в ТК РФ отсутствует определение структурного подразделения и другой местности.

Согласно сложившейся практике другим структурным подразделением, расположенным в данной местности, является, например, отдел, цех организации, расположенный вне места нахождения основного предприятия.

Что касается филиала, то он не признается структурным подразделением в целях трудового законодательства. Поэтому, если работник переводится из головного предприятия в филиал и наоборот, это квалифицируется как перевод.

Под другой местностью понимают местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (например, города).

На практике достаточно часто структурные подразделения находятся на значительном удалении друг от друга и от головного предприятия (в разных концах города). В данном случае, несмотря на то что перевод будет происходить в рамках одной административно-территориальной единицы – города, рекомендуется оформить перевод сотрудника.

Если условиями трудового договора предусмотрено, что работник будет работать на объектах, расположенных в разных местностях, то это не будет являться переводом, а, значит, при необходимости направить работника для выполнения трудовых обязанностей в другую местность не нужно будет соблюдать все формальности, связанные с переводом. Поэтому некоторым категориям работников (например, строителям) рекомендуется в трудовые договоры включать положения о работе на объектах в других населенных пунктах.

При переводе по инициативе работодателя необходимо учитывать некоторые нюансы.

Особое внимание следует уделять формулировке письменного согласия работника на перевод.

Фразы "согласен на перевод" и "ознакомлен с фактом перевода" имеют разную смысловую нагрузку. Ознакомление работника с фактом перевода еще не означает его согласия на перевод.

Если перевод оформлен надлежащим образом, письменное согласие работника получено, трудовой договор с ним подписан, должностная инструкция с полным перечнем новых обязанностей составлена и работник с ней ознакомлен, работодатель защищен от внезапного "передумывания" работника. Суд и штрафы в таком случае работодателю не грозят. Он имеет полное право требовать от работника исполнения возложенных обязанностей, а за неисполнение – применять меры дисциплинарного воздействия.

Если перевод осуществлен без получения письменного согласия работника, но последний добровольно приступил к выполнению другой работы, такой перевод также может считаться законным.

При переводе на новую должность испытательного срока не предусмотрено.

Статьи 169 и 178 ТК РФ предусматривают определенные гарантии для работников, которые переводятся вместе с предприятием в другую местность. Работодатель несет расходы как при согласии работника на перевод, так и при его отказе.

Если работник согласился на перевод, то работодатель несет следующие затраты:

- расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

- расходы по обустройству на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора, но не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемыхз федерального бюджета. Для перевода требуется заключить соглашение между работником и работодателем о размере возмещения расходов. Суммы, указанные в таком соглашении, согласовываются с бухгалтерией, так как от этих сумм зависит расчет единого социального налога, налога на прибыль, налога на доходы физических лиц, страховых взносов в ПФР.

При переводе работника на другую работу, если данный перевод связан с переездом в другую местность, предусмотрены следующие компенсации:

- оплата стоимости проезда работника и членов его семьи (кроме случаев, когда администрация предоставляет транспорт для переезда) по железной дороге, водным или автомобильным (кроме такси) транспортом , воздушным транспортом по установленным нормам;

- оплата расходов по провозу имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом в количестве до 500 кг на самого работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена семьи;

- выплата работнику суточных за каждый день нахождения в пути;

- выплата единовременного пособия на самого работника в размере его месячного оклада (тарифной ставки) по новому месту работы и на каждого переезжающего члена семьи (муж, жена, а также дети и родители обоих супругов, находящиеся на их иждивении и проживающие вместе с ними) в размере пособия самого работника;

- выплата работнику заработной платы исходя из оклада (тарифной ставки) по новому месту работы за дни сбора в дорогу и устройства на новом месте жительства, но не более шести дней, а также за время нахождения в пути.

В некоторых случаях работодатель может потребовать возмещения понесенных расходов в связи с переездом в другую местность, причем в полном объеме. Это возможно, если:

- работник не явился на работу или отказался приступить к работе без уважительных причин;

- если работник до окончания срока работы, предусмотренного законодательством или обусловленного при переводе, приеме на работу, а при отсутствии определенного срока – до истечения одного года работы, уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством явились основанием прекращения трудового договора.

Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом уже понесенных путевых расходов.

Если работник отказывается от перевода на другую работу в связи с перемещением работодателем в другую местность, он может быть уволен на основании п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В таком случае работодатель обязан произвести выплату работнику выходного пособия, равного его двухнедельному среднему заработку.

Чаще всего такой вид переводов встречается при направлении работника для работы в филиал предприятия, расположенный в другом населенном пункте. Поэтому необходимо просчитать, не будет ли выгоднее взять нового работника, живущего в месте нахождения филиала, чем направлять этого работника в другую местность.

Кроме того, существуют переводы, обязательные по закону. Для издания приказов о переводе по таким основаниям необходимо оформление обязательных документов, ссылки на которые даются в приказе, если они не указаны в тексте соглашения об изменении трудового договора:

1) при переводе работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в предоставлении другой работы, работодатель обязан с его согласия перевести его на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья:

- медицинское заключение;

- предложение (представление) о переводе на другую работу;

- заявление работника о согласии на перевод;

2) в случае если работник не согласился на продолжение работы в новых условиях в связи с изменениями организационных или технологических условий труда, но принял предложение работодателя перейти на другую работу в этой же организации, соответствующую его квалификации и состоянию здоровья, а при отсутствии такой работы – на вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу:

- распорядительный акт об изменениях организационных или технологических условий труда;

- предложение (представление) о переводе на другую работу (первое и второе);

- заявление работника о несогласии на перевод на новые условия труда;

- заявление работника о согласии на перевод по второму предложению работодателя;

3) при переводе работника в связи с сокращением численности или штата работников:

- распорядительный акт о проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников;

- уведомление о предстоящем увольнении;

- предложение (представление) о переводе на другую работу;

- заявление работника о согласии на перевод;

4) при переводе работника на другую работу в связи с несоответствием занимаемой должности или в связи с недостаточной квалификацией, подтвержденной результатами аттестации:

- протокол заседания аттестационной комиссии;

- предложение (представление) о переводе на другую работу;

- заявление работника о согласии на перевод;

5) при заключении трудового договора с работником с нарушением установленных ТК РФ и иными федеральными законами правил его заключения, если нарушение этих правил исключает возможность продолжения работы по этому трудовому договору:

- документ, устанавливающий (подтверждающий) факт нарушения правил заключения трудового договора;

- предложение (представление) о переводе на другую работу;

- заявление работника о согласии на перевод;

6) при переводе беременной женщины на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе:

- медицинское заключение;

- заявление работницы с просьбой о переводе;

7) при переводе женщины, имеющей детей в возрасте до полутора лет, в случае невозможности выполнения прежней работы, с сохранением среднего заработка по прежней работе до достижения ребенком возраста полутора лет:

- заявление работницы с просьбой о переводе.

Приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу имеют унифицированные формы N Т-5 и Т-5а (заполняется при переводе нескольких работников), которые применяются для оформления и учета перевода работников на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

В случае если трудовой договор с работником не заключался (это не требовалось до 6 октября 1992 г.) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы N Т-5 по строке "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется.

Проект приказа о переводе работника на другую работу должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, в котором работает работник (если производится перевод из одного подразделения в другое), руководителем кадровой службы, юридического отдела (юриста). Если в связи с переводом меняются условия оплаты труда, желательна виза главного бухгалтера.

Увольнение. Причины расторжения трудового договора могут быть различными. В ст. 77 ТК РФ содержатся общие основания прекращения трудового договора:

- соглашение сторон;

- истечение срока трудового договора, за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

- расторжение трудового договора по инициативе работника;

- расторжение трудового договора по инициативе работодателя;

- перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

- отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организациилибо ее реорганизацией;

- отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора;

- отказ работника от перевода;

- отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;

- обстоятельства, не зависящие от воли сторон;

- нарушение установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям: при неудовлетворительном результате испытания (ст. 71 ТК РФ), а также по основаниям расторжения договора с определенными категориями работников (совместителями, работниками районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, работников дипломатических представительств и консульских учреждений и т.д.).

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных законодательством, к приказу прилагается мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при его наличии).

При оформлении увольнения необходимо соблюдать все предусмотренные законодательством требования. В противном случае существует вероятность признания увольнения незаконным.

Увольнение работника признается незаконным, если у организации отсутствуют основания для расторжения трудового договора.

Незаконным признается и увольнение, при котором не были учтены специальные гарантии, установленные законодательством для работников, увольнение работника в период болезни или отпуска.

Существуют следующие типичные нарушения, допущенные при увольнении сотрудников по инициативе работодателя:

- работников не предупредили о предстоящем увольнении за два месяца в письменной форме (ст. 180 ТК РФ);

- в службу занятости не сообщили за два месяца сведения об увольняемых работниках (за три месяца – при угрозе массового увольнения);

- не предупредили профсоюз о сокращении численности или штата работников письменно за два месяца (ст. 82 ТК РФ);

- работникам не предложили другую работу в данной организации (ст. 180 ТК РФ);

- не получено предварительное согласие Рострудинспекции и комиссии по делам несовершеннолетних на сокращение несовершеннолетнего работника (ст. 269 ТК РФ);

- перед увольнением работника не провели аттестацию (или провели, но не зафиксировали ее результаты);

- на работника не было наложено дисциплинарное взыскание либо оно было наложено незаконно или истек срок его действия, нарушены сроки и порядок увольнения по виновным основаниям (ст. 193 ТК РФ).

Самым частым основанием для расторжения трудового договора является инициатива работника, который имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели. Прекращение трудового договора по собственному желанию не связано с наличием у работника уважительных причин. Согласие работодателя прекратить трудовой договор юридического значения не имеет, важно только согласование даты увольнения.

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении (ст. 80 ТК РФ). Чтобы избежать возможных споров, связанных с неточным толкованием и применением норм данной статьи ТК РФ, работнику необходимо в заявлении указать две даты: дату подачи заявления и дату расторжения трудового договора, причем дата дня увольнения является также датой последнего дня работы сотрудника на предприятии.

Течение срока предупреждения начинается со следующего дня после подачи заявления, а если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 14 ТК РФ).

Необходимо помнить о праве работника отозвать заявление о расторжении трудового договора в течение срока предупреждения об увольнении (при условии, что на его место в письменной форме не приглашен другой работник, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора). Так, в силу ч. 4 ст. 64 ТК РФ запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.

В случае когда по истечении срока предупреждения трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, действие трудового договора продолжается (ч. 6 ст. 80 ТК РФ).

Если же во время испытательного срока работник приходит к выводу, что предложенная работа не является для него подходящей, он вправе расторгнуть трудовой договор по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за три дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику. Если работником не сданы материальные ценности, не оформлен обходной лист, не освобождено общежитие или работником не выполнены другие законные требования работодателя, это не является достаточным правовым основанием для отказа работнику в расторжении трудового договора в срок, установленный законом.

Для оформления и учета увольнения работников применяются приказы по форме N Т-8 и Т-8а (при увольнении нескольких работников). В строке (графе) "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" форм N Т-8 и Т-8а производится запись в точном соответствии с ТК РФ.

При расторжении договора по инициативе работника основанием в приказе является п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, делается ссылка на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого происходит увольнение, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и др.).

Приказы о расторжении трудового договора рекомендуется не просто визировать, а составлять совместно с юристами, особенно по "виновным" статьям.

Вместе с приказом о расторжении трудового договора в бухгалтерию передается записка-расчет при прекращении действия трудового договора (форма N Т-61), которая применяется во внебюджетных организациях для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Лицевая сторона записки-расчета содержит ту же информацию, что и приказ о прекращении действия трудового договора с работником, заполняется работником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной стороны указанного документа.